文件修訂控制第 3 部分：章節(jié)號(hào)和文件命名規(guī)則
Date: 2020-09-16 16:14:44Source: 志遠(yuǎn)翻譯
文件翻譯
在我以前關(guān)于文件修訂控制的博客文章中，我談到了管理文件修訂和創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)目錄結(jié)構(gòu)以及跟蹤文件更改的重要性。在這篇博客文章中，我將解釋為什么標(biāo)準(zhǔn)的文件章節(jié)號(hào)和文件命名規(guī)則很重要，并提供一些指導(dǎo)。
建立文件章節(jié)號(hào)和文件名的命名規(guī)則是文件修訂控制過(guò)程的重要組成部分。如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的文件章節(jié)號(hào)系統(tǒng)，可能很難跟蹤文件和查找文件，并且會(huì)讓客戶導(dǎo)致混淆。如果您的企業(yè)想要達(dá)到 ISO 9001 標(biāo)準(zhǔn)，您必須建立一個(gè)文件修訂控制流程，命名規(guī)則是其中的一部分。當(dāng)客戶下載文件時(shí)，文件名對(duì)他們來(lái)說(shuō)是可見的，所以您希望有對(duì)他們有意義的東西。
文件章節(jié)號(hào)規(guī)則指南
您需要制定一套文件章節(jié)號(hào)規(guī)則，以便每個(gè)文件都有自己的唯一標(biāo)識(shí)符。為了避免產(chǎn)生任何混淆，文件編號(hào)應(yīng)該清晰且易于查找。有些企業(yè)有一個(gè)配置管理系統(tǒng)，其中章節(jié)號(hào)是自動(dòng)分配的。但是，如果沒(méi)有這個(gè)系統(tǒng)，您可以自由創(chuàng)建自己的編號(hào)規(guī)則。
考慮對(duì)您的業(yè)務(wù)有意義的章節(jié)號(hào)元素，在翻譯文件時(shí)，請(qǐng)確保您的命名規(guī)則對(duì)各種語(yǔ)言都有意義。建議遵循以下準(zhǔn)則：
• 考慮文件是內(nèi)部的、外部的還是兩者都有，以及它們是否應(yīng)該遵循相同或不同的編號(hào)規(guī)則。
• 查看文件集中有多少文件，并確保您有一個(gè)允許您擴(kuò)展該文件集的系統(tǒng)。例如，現(xiàn)在您可能有 40 個(gè)客戶成功案例，但是您希望確保您可以增加數(shù)量，因此不想使用兩位數(shù)的編號(hào)系統(tǒng)。對(duì)于技術(shù)文件，尤其是如果您翻譯過(guò)的，文件數(shù)量可能會(huì)達(dá)到成百上千，因此，章節(jié)號(hào)應(yīng)該至少有四位數(shù)長(zhǎng)。
• 如果要為相對(duì)簡(jiǎn)單的文件集創(chuàng)建編號(hào)規(guī)則，可以在章節(jié)號(hào)中添加前綴，以便快速識(shí)別文件。例如，如果您有一個(gè)白皮書文件集，您可以以前綴“WP（White Paper 白皮書）”開始編號(hào)，那么完整的文件編號(hào)可能類似于“WP-000139”您也可以在白皮書的標(biāo)題中包含一些關(guān)鍵詞，如“WP-000139 產(chǎn)品 ABC 能做 X”。
• 但是，如果您有一個(gè)更復(fù)雜的文件集，例如技術(shù)文件，您可能有很多標(biāo)識(shí)符可以合并到章節(jié)號(hào)中。例如，您可以添加一些元素來(lái)反映文件類型、產(chǎn)品名稱、語(yǔ)言、版本或發(fā)布日期。以下是一些例子：
出于版本控制的目的，您需要確保每個(gè)文件都有一個(gè)修訂級(jí)別（數(shù)字或字母）。每次修改文件時(shí)，修訂號(hào)或字母應(yīng)該向前移動(dòng)一個(gè)。以下是一些例子：
ABC_ 快速入門 _ 英語(yǔ) _10036_A
ABC_ 快速入門 _ 英語(yǔ) _10036_B
ABC_ 快速入門 _ 英語(yǔ) _10036_C
實(shí)現(xiàn)修訂級(jí)別是版本控制的關(guān)鍵組成部分。這樣，每個(gè)文件都有自己的章節(jié)號(hào)和修訂信，使其成為一個(gè)獨(dú)特的文件。在翻譯文件時(shí)，重要的是把譯文和英文版本同步，這樣您就知道內(nèi)容是一樣的。
這里還有幾件事要考慮：
?• 章節(jié)號(hào)應(yīng)該位于文件上的顯眼位置，例如封面上，方便查找。
• 除了章節(jié)號(hào)和修訂級(jí)別之外，月份和年份也應(yīng)該位于容易識(shí)別的位置，最好是通過(guò)章節(jié)號(hào)?？蛻艨赡懿恢勒鹿?jié)號(hào)中的“B”代表修訂級(jí)別，但是月份和日期很容易識(shí)別。
• 在翻譯文件時(shí)，請(qǐng)對(duì)翻譯的文件遵循相同的過(guò)程。
文件命名規(guī)則指南
除了文件章節(jié)號(hào)規(guī)則，您還需要一個(gè)文件命名系統(tǒng)。您可以遵循我在前一節(jié)中介紹的相同指南。
命名文件時(shí)，還需要考慮另外兩件事。首先，您的文件名可能會(huì)根據(jù)它在您的網(wǎng)站上的工作方式而改變。例如，您可以為您的文件指定一個(gè)特定的名稱，但是您的網(wǎng)站根據(jù)自動(dòng)隨機(jī)編號(hào)方案命名文件。在付諸更多工作之前，請(qǐng)先與您的網(wǎng)站專家談?wù)?，看看這是否存在這一問(wèn)題。第二，想想您的客戶在下載您的文件時(shí)會(huì)想看到什么。您可能希望使用精心設(shè)計(jì)的命名系統(tǒng)，因?yàn)榫蛢?nèi)部而言這很有幫助，但是客戶可能不知道 TD11456-BC_9.01_ABC_ 2015 年 9 月是什么意思。在創(chuàng)建文件命名規(guī)則時(shí)，請(qǐng)記住這一點(diǎn)。
有些創(chuàng)作程序，如 Adobe Acrobat 和 FrameMaker，有內(nèi)置的屬性字段，您可以使用這些字段來(lái)跟蹤標(biāo)題、作者、主題和關(guān)鍵字等內(nèi)容。這些可能是版本控制和搜索引擎優(yōu)化需要填寫的重要字段，通過(guò)使用網(wǎng)站搜索和搜索引擎使文件更容易找到。如果您需要文件翻譯，請(qǐng)與您的語(yǔ)言服務(wù)提供方合作開發(fā)翻譯文件的流程。
結(jié)論
為文件章節(jié)號(hào)和文件名建立一套標(biāo)準(zhǔn)命名規(guī)則很重要。在命名規(guī)則中，您需要考慮許多不同的元素，并且文件章節(jié)號(hào)應(yīng)該位于容易識(shí)別的位置。在我這里尋找未來(lái)關(guān)于版本控制的博客帖子。
文件翻譯
在我以前關(guān)于文件修訂控制的博客文章中，我談到了管理文件修訂和創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)目錄結(jié)構(gòu)以及跟蹤文件更改的重要性。在這篇博客文章中，我將解釋為什么標(biāo)準(zhǔn)的文件章節(jié)號(hào)和文件命名規(guī)則很重要，并提供一些指導(dǎo)。
建立文件章節(jié)號(hào)和文件名的命名規(guī)則是文件修訂控制過(guò)程的重要組成部分。如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的文件章節(jié)號(hào)系統(tǒng)，可能很難跟蹤文件和查找文件，并且會(huì)讓客戶導(dǎo)致混淆。如果您的企業(yè)想要達(dá)到 ISO 9001 標(biāo)準(zhǔn)，您必須建立一個(gè)文件修訂控制流程，命名規(guī)則是其中的一部分。當(dāng)客戶下載文件時(shí)，文件名對(duì)他們來(lái)說(shuō)是可見的，所以您希望有對(duì)他們有意義的東西。
文件章節(jié)號(hào)規(guī)則指南
您需要制定一套文件章節(jié)號(hào)規(guī)則，以便每個(gè)文件都有自己的唯一標(biāo)識(shí)符。為了避免產(chǎn)生任何混淆，文件編號(hào)應(yīng)該清晰且易于查找。有些企業(yè)有一個(gè)配置管理系統(tǒng)，其中章節(jié)號(hào)是自動(dòng)分配的。但是，如果沒(méi)有這個(gè)系統(tǒng)，您可以自由創(chuàng)建自己的編號(hào)規(guī)則。
考慮對(duì)您的業(yè)務(wù)有意義的章節(jié)號(hào)元素，在翻譯文件時(shí)，請(qǐng)確保您的命名規(guī)則對(duì)各種語(yǔ)言都有意義。建議遵循以下準(zhǔn)則：
• 考慮文件是內(nèi)部的、外部的還是兩者都有，以及它們是否應(yīng)該遵循相同或不同的編號(hào)規(guī)則。
• 查看文件集中有多少文件，并確保您有一個(gè)允許您擴(kuò)展該文件集的系統(tǒng)。例如，現(xiàn)在您可能有 40 個(gè)客戶成功案例，但是您希望確保您可以增加數(shù)量，因此不想使用兩位數(shù)的編號(hào)系統(tǒng)。對(duì)于技術(shù)文件，尤其是如果您翻譯過(guò)的，文件數(shù)量可能會(huì)達(dá)到成百上千，因此，章節(jié)號(hào)應(yīng)該至少有四位數(shù)長(zhǎng)。
• 如果要為相對(duì)簡(jiǎn)單的文件集創(chuàng)建編號(hào)規(guī)則，可以在章節(jié)號(hào)中添加前綴，以便快速識(shí)別文件。例如，如果您有一個(gè)白皮書文件集，您可以以前綴“WP（White Paper 白皮書）”開始編號(hào)，那么完整的文件編號(hào)可能類似于“WP-000139”您也可以在白皮書的標(biāo)題中包含一些關(guān)鍵詞，如“WP-000139 產(chǎn)品 ABC 能做 X”。
• 但是，如果您有一個(gè)更復(fù)雜的文件集，例如技術(shù)文件，您可能有很多標(biāo)識(shí)符可以合并到章節(jié)號(hào)中。例如，您可以添加一些元素來(lái)反映文件類型、產(chǎn)品名稱、語(yǔ)言、版本或發(fā)布日期。以下是一些例子：
出于版本控制的目的，您需要確保每個(gè)文件都有一個(gè)修訂級(jí)別（數(shù)字或字母）。每次修改文件時(shí)，修訂號(hào)或字母應(yīng)該向前移動(dòng)一個(gè)。以下是一些例子：
ABC_ 快速入門 _ 英語(yǔ) _10036_A
ABC_ 快速入門 _ 英語(yǔ) _10036_B
ABC_ 快速入門 _ 英語(yǔ) _10036_C
實(shí)現(xiàn)修訂級(jí)別是版本控制的關(guān)鍵組成部分。這樣，每個(gè)文件都有自己的章節(jié)號(hào)和修訂信，使其成為一個(gè)獨(dú)特的文件。在翻譯文件時(shí)，重要的是把譯文和英文版本同步，這樣您就知道內(nèi)容是一樣的。
這里還有幾件事要考慮：
?• 章節(jié)號(hào)應(yīng)該位于文件上的顯眼位置，例如封面上，方便查找。
• 除了章節(jié)號(hào)和修訂級(jí)別之外，月份和年份也應(yīng)該位于容易識(shí)別的位置，最好是通過(guò)章節(jié)號(hào)?？蛻艨赡懿恢勒鹿?jié)號(hào)中的“B”代表修訂級(jí)別，但是月份和日期很容易識(shí)別。
• 在翻譯文件時(shí)，請(qǐng)對(duì)翻譯的文件遵循相同的過(guò)程。
文件命名規(guī)則指南
除了文件章節(jié)號(hào)規(guī)則，您還需要一個(gè)文件命名系統(tǒng)。您可以遵循我在前一節(jié)中介紹的相同指南。
命名文件時(shí)，還需要考慮另外兩件事。首先，您的文件名可能會(huì)根據(jù)它在您的網(wǎng)站上的工作方式而改變。例如，您可以為您的文件指定一個(gè)特定的名稱，但是您的網(wǎng)站根據(jù)自動(dòng)隨機(jī)編號(hào)方案命名文件。在付諸更多工作之前，請(qǐng)先與您的網(wǎng)站專家談?wù)?，看看這是否存在這一問(wèn)題。第二，想想您的客戶在下載您的文件時(shí)會(huì)想看到什么。您可能希望使用精心設(shè)計(jì)的命名系統(tǒng)，因?yàn)榫蛢?nèi)部而言這很有幫助，但是客戶可能不知道 TD11456-BC_9.01_ABC_ 2015 年 9 月是什么意思。在創(chuàng)建文件命名規(guī)則時(shí)，請(qǐng)記住這一點(diǎn)。
有些創(chuàng)作程序，如 Adobe Acrobat 和 FrameMaker，有內(nèi)置的屬性字段，您可以使用這些字段來(lái)跟蹤標(biāo)題、作者、主題和關(guān)鍵字等內(nèi)容。這些可能是版本控制和搜索引擎優(yōu)化需要填寫的重要字段，通過(guò)使用網(wǎng)站搜索和搜索引擎使文件更容易找到。如果您需要文件翻譯，請(qǐng)與您的語(yǔ)言服務(wù)提供方合作開發(fā)翻譯文件的流程。
結(jié)論
為文件章節(jié)號(hào)和文件名建立一套標(biāo)準(zhǔn)命名規(guī)則很重要。在命名規(guī)則中，您需要考慮許多不同的元素，并且文件章節(jié)號(hào)應(yīng)該位于容易識(shí)別的位置。在我這里尋找未來(lái)關(guān)于版本控制的博客帖子。
文件翻譯
The End
