文件翻譯

在我的文件修訂控制博客文章系列的這一部分，我將描述在整個創(chuàng)作流程中關(guān)于修訂控制需要考慮的一些事情。我還會給您一些關(guān)于版本控制和記錄策略與程序的額外技巧。

在整個創(chuàng)作流程中管理修訂控制

在之前的博客文章中，我談到了修訂控制的要素，例如管理文件版本、創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)文件夾目錄結(jié)構(gòu)、跟蹤修訂之間的變化以及建立零件號和文件命名規(guī)則。以下是如何在整個創(chuàng)作流程中實施這些準(zhǔn)則的簡要說明。


 
啟動新項目

如果您要創(chuàng)建新文件或修改現(xiàn)有文件，請遵循您建立的文件零件號約定和文件命名約定準(zhǔn)則。您還需要設(shè)置文件夾目錄結(jié)構(gòu)。

在審核周期中管理文件

在審校周期中，您不希望審校者認(rèn)為文件是最終草稿，并將其保存下來以供重用。為了防止這種情況發(fā)生，在文件上創(chuàng)建某種明顯的標(biāo)識符，以反映文件是草稿。您可以使用 Adobe Acrobat 添加水印或圖章。您也可以使用創(chuàng)作工具提供的任何功能。

對于審校者來說，了解修訂之間的變化是很有幫助的，這樣他們就知道應(yīng)該關(guān)注什么，尤其是如果是一份很長的技術(shù)文件。

您應(yīng)該在審校周期內(nèi)為文件建立一個命名系統(tǒng)，尤其是如果您通常有多個審校周期?？梢蕴砑酉?V1、V2 等版本號或者 1、2、3 等一樣簡單的文件名。例如：

ABC_ 快速入門 _ 英語 _10036_A_V1

您還應(yīng)該創(chuàng)建一個文件目錄文件夾來存儲草稿。

最終確定并發(fā)布文件

確定誰負(fù)責(zé)保存最終文件以及存放位置，并遵循標(biāo)準(zhǔn)零件編號和文件命名系統(tǒng)。還要決定如何處理草稿。

其他人可能需要將文件上傳到網(wǎng)站、打印或通過配置管理發(fā)布。如果是這樣，請確保您與這些組建立了一個流程，這樣在其他文件夾或其他地方就不會有多個版本的文件可用?？紤]創(chuàng)建一個清單，包括流程和所有步驟。

打印紙質(zhì)副本

如果您為內(nèi)部團(tuán)隊（如顧客服務(wù)團(tuán)隊）打印紙質(zhì)副本，請記錄它們所在的位置，并建立一個流程，以便在發(fā)布新版本或新文件時更新它們。

提供溝通計劃

創(chuàng)建內(nèi)部和外部溝通計劃，讓您的顧客知道文件已經(jīng)更新或創(chuàng)建。如果合適的話，是修訂版就要說明有什么變化。
遵循翻譯文件的標(biāo)準(zhǔn)程序

如果您翻譯文件，請使用文件命名系統(tǒng)并確定主文件的存儲位置。此外，請遵循本節(jié)中適用于翻譯文件的任何流程。

管理文件的技巧



以下是我推薦的其他一些東西，可以幫助您管理修訂控制流程。

創(chuàng)建文件主列表

創(chuàng)建所有文件的主列表，包括標(biāo)題、零件號、版本字母、語言和您可能想要搜索的任何其他信息。擁有一個可以搜索和參考的列表將有助于您管理文件和處理庫存。這將提供文件集的整體視圖，您可以參考當(dāng)前版本并管理語言支持。此外，如果產(chǎn)品中有什么變化，您可以很容易地看到哪些文件可能會受到影響。

記錄策略和程序

我建議寫下您所有的修訂控制政策和程序，供團(tuán)隊遵循。尤其是當(dāng)您是新來的時候，忘記細(xì)節(jié)是很容易的，所以有一個參考是有幫助的。當(dāng)新編寫者加入時，這將幫助他們學(xué)習(xí)這個系統(tǒng)，而不需要花費太多的訓(xùn)練時間。

創(chuàng)建文件報廢計劃

我還建議為發(fā)布的文件建立一個文件報廢計劃和定期審校周期，并將這些納入您的策略和程序文件。我們經(jīng)常忙于關(guān)注即將發(fā)生的事情，以至于忘記了為顧客提供的消費。然而，如果您的網(wǎng)站上有過時或錯誤的內(nèi)容，它會回頭損害您。顧客可能會抱怨并開始懷疑您提供的信息，這可能最終會傷害顧客忠誠度或勸阻潛在的新顧客，而且還可能產(chǎn)生法律后果。建立并遵循文件廢棄計劃和審校周期應(yīng)確保您所掌握的信息是最新的和正確的。

結(jié)論

在整個創(chuàng)作流程中，有許多方法可以管理修訂控制。記錄您的策略和程序?qū)⒂兄诒３忠恢滦?。請在我的博客中尋找關(guān)于 Adobe FrameMaker 中修訂控制功能的文章。
 


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