文件翻譯

文件修訂控制涉及許多要素，包括但不限于：

1.管理文件版本
2.創(chuàng)建標準文件夾目錄結(jié)構(gòu)
3.跟蹤修訂之間的更改
4.建立零件號和文件命名協(xié)定
5.管理文件創(chuàng)建和發(fā)布工作流程中的許多步驟

對于這篇博客文章，以及本系列中關(guān)于修訂控制的其他博客文章，我將重點介紹一些文件，如技術(shù)手冊、營銷宣傳材料或培訓材料。

不言而喻，如果您有一個可行的修訂控制系統(tǒng)，您的生活會更輕松。不應(yīng)該再絞盡腦汁去想您把文件存放在哪里，或者想知道您是否有最新版本。但是除此之外，還有許多其他原因需要實施修訂控制系統(tǒng)，例如：

1.確保您的客戶可以獲得最新版本
2.不要提供不應(yīng)該提供的修改
3.保持翻譯文件與英文版本同步
4.如果內(nèi)容有差異或您有客戶投訴，請跟蹤從一個版本到另一個版本的更改
5.符合 ISO 9001 標準
6.更輕松與其他作家合作
7.滿足法律要求，例如記錄保留

由于關(guān)于版本控制的主題有太多要討論的內(nèi)容，我將從管理文件版本和創(chuàng)建一個標準的文件夾目錄結(jié)構(gòu)開始。我將在以后的博客文章中討論其他主題，包括一個關(guān)于 Adobe FrameMaker 版本控制功能的主題，這是一個用于技術(shù)文件的流行創(chuàng)作工具。

使用版本控制軟件

版本控制是對文件、文件或軟件更改的管理。使用版本控制軟件 (VCS) 是自動化版本跟蹤的一種有用方式。有許多不同類型的版本控制軟件，包括開源和專有軟件。

在文件版本控制的上下文中使用 VCS 的主要好處之一是它可以防止內(nèi)容被多個用戶覆蓋。使用簽入、簽出系統(tǒng)，您可以查看文件是否可用。如果您將文件存儲在沒有跟蹤機制的文件目錄結(jié)構(gòu)中，內(nèi)容被覆蓋的可能性更高。您還可以通過查看日期、作者和注釋來查看文件的歷史。

使用 VCS 的另一個好處是您可以回顧文件的早期版本。如果有多人在處理一個文件，或者一個文件的新作者將要編寫下一個修訂版，這將是非常有利的。在軟件創(chuàng)建的情況下，開發(fā)人員正在創(chuàng)建代碼，如果發(fā)現(xiàn)錯誤，您可以將軟件回滾到以前的版本。

毫無疑問，某樣東西在哪里，哪個版本是最新的，如果您是一個工作時間和地區(qū)不同的全球團隊的一員，這一點尤其有用。

如果您沒有 VCS，一些文件創(chuàng)作程序提供跟蹤功能，您也可以創(chuàng)建手動系統(tǒng)。我將在未來的博客文章中更詳細地討論這一點，該文章將跟蹤修訂之間的變化。

建立文件夾目錄結(jié)構(gòu)



如果不使用版本控制軟件，您可能會將文件保存在文件夾目錄中。以這種方式管理文件可能會更具挑戰(zhàn)性，但是如果您有一個良好的系統(tǒng)并遵循它，您就可以獲得成功。

在目錄結(jié)構(gòu)中管理文件的兩個主要方面是建立一個好的文件夾結(jié)構(gòu)與標準的文件夾命名約定。當然，訓練團隊中的每個人都遵守標準。您所設(shè)置文件夾結(jié)構(gòu)的方式將取決于您的業(yè)務(wù)，但一般來說，請考慮以下因素：

1.文件類型
2.產(chǎn)品類型、名稱和版本
3.語言集
4.項目
5.面向內(nèi)部與外部的文件
6.文件命名約定

在層次結(jié)構(gòu)的頂部設(shè)置具有最大信息類別的結(jié)構(gòu)，并以特定于項目的文件夾結(jié)束。在每個項目文件夾中，您還應(yīng)該有一個標準的文件夾設(shè)置。對于項目，請考慮以下事項：

1.變化
2.審閱者評論
3.紅線
4.制圖法
5.項目信息
6.會議筆記
7.翻譯
8.早期的版本
9.批準
10.草稿
11.最終草案

每個文件夾中大多數(shù)項目的命名約定可能并不太重要，但是您應(yīng)該有草稿和最終文件的命名約定，以及存儲這些文件的過程。我將在以后的博客文章中進一步討論這個問題。

如果您建立了一個好的文件夾目錄結(jié)構(gòu)，并且每個人都遵循它，希望您不會有太多找不到文件或最新文件的情況。

結(jié)論

修訂控制涉及許多組件，例如管理版本控制和使用版本控制軟件，以及建立良好的文件夾結(jié)構(gòu)和標準文件夾命名約定。從我這里尋找未來關(guān)于版本控制的博客文章。


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