文件翻譯
項目管理是成功的翻譯和本地化項目的關鍵之一。您的翻譯機構(gòu)將指派一名合格的項目經(jīng)理來領導翻譯團隊的工作，并協(xié)商溝通，以達到關鍵的項目目標并成功地交付項目。
對網(wǎng)站翻譯、軟件翻譯和文件翻譯項目不熟悉的顧客經(jīng)常會不清楚自己的責任，即以正確的文件格式交付明確定義過的內(nèi)容，并向翻譯公司提供合理的指導說明。這篇博文講述了 11 項常見的翻譯項目管理挑戰(zhàn)的前半部分以及最佳實踐的建議。您可以在此查看本系列的第二篇也是最后一篇博客文章：《11 項翻譯項目的項目管理挑戰(zhàn) 第二部分》(11 Project Management Challenges for Translation Projects, Part 2)。
1. 所提交的用于翻譯分析和項目報價的源文件不完整
成本估算（報價）是大多數(shù)翻譯項目的第一步，這需要進行全面分析，以獲得準確的翻譯字數(shù)。它不僅需要一整套包含文本內(nèi)容的源文件，還需要一整套圖形文件（屏幕截圖或插圖）。許多趕時間或不熟悉自己遺留項目的顧客會向他們的翻譯機構(gòu)提交不完整的源文件。丟失的文件五花八門，從文件項目中的附錄到需要翻譯和本地化的屏幕截圖，都有可能。有些配音 (VO) 項目的顧客甚至在沒有提供期限和劇本的情況下就要求給出報價。
顧客通常有一種錯誤印象，即翻譯機構(gòu)在瀏覽檢查源文件的 PDF 輸出后，就可以生成準確報價。雖然只使用 PDF 文件的確可以生成一個“近似”的估計，但實際的翻譯項目和最終準確的報價卻仍舊需要本地文件格式的源文件。
如果您是第一次提交文件，那么請在您的內(nèi)部找一位行業(yè)專家（例如了解您的創(chuàng)作或 web 創(chuàng)建平臺或技術的員工），以確認您已經(jīng)找到了所有必需的源內(nèi)容文件。這有助于您的語言服務提供方準確確定需要翻譯和本地化的內(nèi)容。

2. 提交不需要翻譯的文件
“趕時間”的顧客經(jīng)常向他們的語言服務提供方提交帶有不需要翻譯文件的目錄結(jié)構(gòu)。這不僅發(fā)生在顧客時間緊迫的時候，也發(fā)生在顧客必須要求翻譯報價又不熟悉項目的時候。顯然，向翻譯公司提交不必要的文件會增加字數(shù)，因而增加您的預計成本。并且不需要的文件還可能會延緩溝通進程、延遲報價或拖延項目進度。
解決方案：如果您需要翻譯報價，并且又沒有親自使用所涉及的創(chuàng)作或內(nèi)容創(chuàng)建軟件，那么可以請團隊內(nèi)部的專家掃描您收集的文件，以查找是否有應該從目錄中刪除的任何不必要文件，然后再將它們提交給您的翻譯提供方。這將避免大量的混亂和不必要的項目時間浪費。
3. 沒有為文件分析提供翻譯記憶 (TM)
顧客有時會忘記，他們在項目早期版本的翻譯過程中就已經(jīng)創(chuàng)建了翻譯記憶庫。將源文件和 TM 一起提交給翻譯公司進行分析，然后再獲得準確的字數(shù)和最佳利用方案，這一點至關重要。任何可信的翻譯機構(gòu)都會在項目報價時問您是否有 TM。但是請注意，如果您忽略了 TM，有少數(shù)語言服務提供方會非常樂意順勢而為，直接向您收取更高的費用，因為您的“新單詞”量更高。
4. 錯誤估計了精確報價的文件分析時間
一些顧客由于面臨的內(nèi)部壓力，會要求立即獲得成本估算、“現(xiàn)交現(xiàn)報”地完成一個多語言項目報價。這在項目是頁數(shù)少、圖形豐富的多語言項目的創(chuàng)意廣告公司中更常見?？s減翻譯機構(gòu)用于源文件分析的時間只會產(chǎn)出不準確的估計結(jié)果，并且還會使您在項目時間和成本預期上收到不正確的建議。
5. 對翻譯項目不切實際的“加急”期盼
幾乎任何顧客都可能偶爾需要處理一個“加急”的翻譯項目。產(chǎn)品開發(fā)的意外延遲可能會推遲翻譯和本地化的時間表，并迫使完成多語言項目的可用天數(shù)減少。通常，緊急項目的溢價高達 35%，以此彌補消耗額外資源帶來的成本。但請注意，您的翻譯合作伙伴并不能總是在很少或根本沒有準備的情況下召集額外的團隊成員來完成您的項目。
經(jīng)驗之談：如果您意識到您的項目原本的時間目標已經(jīng)不能實現(xiàn)了，并且一個加急的翻譯項目可能是必要的，那么請盡可能提前通知您的翻譯伙伴。這將允許您的翻譯項目經(jīng)理在為時已晚之前修改資源規(guī)劃，以為您的項目留出額外人數(shù)。
6. 忽視對術語表的需求
詞匯表開發(fā)是多語言項目中必不可少的第一步，它能確保翻譯的一致性，并確保您的意圖能以所有目標語言的形式正確地傳達給受眾。如果您還沒有術語表，一家享有盛名的翻譯機構(gòu)會在報價中包括術語表的開發(fā)。一旦您建立了一個術語表，就可以在未來不斷對它進行迭代更新，這在時間和成本上對您都大有裨益。
不熟悉網(wǎng)站翻譯、軟件翻譯和文件翻譯項目的顧客經(jīng)常不清楚自己的職責，即以正確的文件格式交付明確定義過的內(nèi)容，并向翻譯機構(gòu)提供具體說明。項目管理是成功的翻譯和本地化項目的關鍵組成部分。
我們在之前的博文《11 項翻譯項目的項目管理挑戰(zhàn) 第一部分》中討論了，您的翻譯機構(gòu)將如何指派一名合格的項目經(jīng)理來領導您的翻譯團隊。第一部分涉及的問題包括：提交文件缺失、忽略提交翻譯記憶以進行文件分析、錯誤理解時間框架、對加急處理項目的不切實期望以及忽視翻譯項目對術語表的需求。這篇博文則繼續(xù)講述了 11 項常見翻譯項目管理挑戰(zhàn)的后半部分以及最佳實踐的建議。

7. 文件命名與目錄結(jié)構(gòu)不一致

有時候，顧客進行報價時提交的文件名和目錄結(jié)構(gòu)與付費翻譯項目中使用的實際源文件有很大不同。顯然，您不應該指望您的項目經(jīng)理和翻譯團隊可以“猜出”最終處理的那些文件中，哪些等同于報價分析時的那些文件。當目錄結(jié)構(gòu)和文件具有不一致的命名規(guī)范時，誤解可能會貫穿翻譯過程的整個“供應鏈”。
解決方案：請與您的內(nèi)部團隊建立標準文件結(jié)構(gòu)和命名約定，并將這些標準告知您的項目經(jīng)理。另一個應該做的決定是，您是否希望交付的譯后文件與英文源文件具有相同的名稱（例如 chap_01.fm），還是您希望用語言標識符重命名文件（例如 DE_chap_01.fm）。

8. 取消翻譯項目啟動會議

顧客因最后一分鐘出現(xiàn)日程沖突而取消參加翻譯項目啟動會議的情況并不少見。這其實違背了顧客的最大利益。翻譯項目啟動會議是您了解團隊成員和進行提問的好時機。這也是您的翻譯團隊在工作開始前說明您的目標和指導方針的主要機會。許多問題可以通過在項目目標上建立相互理解來避免。如果所有問題都沒能得到解決，誤解就會接踵而至，而到了項目中期，再進行糾正的難度可能就會因涉及的目標語言的數(shù)量被放大。

9. 預測譯員的休假時間表

您翻譯項目中的大多數(shù)語言學家可能居住在北美之外，或者在其他時區(qū)工作。您在制定翻譯項目時間表時就需要考慮其他國家共有的假期和休假時間表。例如，許多穆斯林國家在星期五和星期六慶祝他們的周末：星期天是工作日。中國大部分地區(qū)在春節(jié)、端午節(jié)和其他在美國不太知名的節(jié)日期間會關閉幾天。歐洲大部分地區(qū)的人們在八月的大部分時間都在度假。
您的項目經(jīng)理將建議您一年中可能影響您項目進度的某些時間，并要求您多花幾個工作日來完成您的翻譯項目。最佳實踐：提前幾周讓您的項目經(jīng)理知道任何即將到來的項目，這些項目可能與世界其他地方的“停工時間”重合。

10. 在電子郵件交流中使用與主題相關的標題

盡管這個建議看起來不需要提大家也知道，但它卻是溝通失敗的主要原因之一。即使提供翻譯門戶來減少或消除顧客使用電子郵件的機會，項目中也還是總會有“匆忙”的顧客感覺不得不通過電子郵件提出請求。許多事務繁忙的人只會查看項目經(jīng)理發(fā)送的最新一批電子郵件，然后就回復，并且還在郵件正文中嵌入一個與主題完全無關的請求。這可能會使項目目標或項目范圍請求在不相關的電子郵件中“丟失”，從而使得項目面臨失敗的風險。
經(jīng)驗之談：當通過電子郵件提出任何對您的翻譯項目至關重要的額外請求時，請一定要用一個新的、相關的主題寫一封新的電子郵件。

11. 項目范圍改變

項目經(jīng)理或顧客可能會發(fā)現(xiàn)需要更改項目范圍。翻譯公司的項目經(jīng)理可能會發(fā)現(xiàn)用于報價的文件中之前未發(fā)現(xiàn)的問題，或者圖形地圖可能包含必須本地化的文本，此時項目就必須增加額外的時間和費用。
翻譯項目開始后（或指導方針改變后），如果顧客發(fā)現(xiàn)需要添加額外的內(nèi)容，那，那么他就應該盡快告知項目經(jīng)理。項目范圍的變更可能需要消耗額外的資源，并且肯定會影響項目進度，還可能會延遲項目的完成。因此項目經(jīng)理越早得知變化，就越有余力及時完成項目。

北京翻譯公司