文件翻譯
為了解開翻譯項(xiàng)目管理的謎團(tuán)，這篇博客文章的內(nèi)容將涵蓋翻譯代理項(xiàng)目經(jīng)理的典型職責(zé)以及他們?cè)诘湫偷奈募g項(xiàng)目中必須執(zhí)行的常見任務(wù)。軟件翻譯或網(wǎng)站翻譯項(xiàng)目的范圍只會(huì)略有不同。

一些剛開始接觸翻譯的客戶認(rèn)為，一定有某種軟件解決方案，可以完全“自動(dòng)化”進(jìn)行翻譯或完成本地化項(xiàng)目的項(xiàng)目管理。正如這個(gè)系列博客文章所指出的，軟件或自動(dòng)化不能取代人類項(xiàng)目經(jīng)理，因?yàn)轫?xiàng)目變量、需求、項(xiàng)目范圍的例外等眾多因素，人類項(xiàng)目經(jīng)理是流程中不可或缺的因素。


什么是翻譯項(xiàng)目管理？
翻譯和本地化項(xiàng)目中的項(xiàng)目管理包括識(shí)別需求、組織項(xiàng)目計(jì)劃，然后確保和管理人力資源以成功完成和交付項(xiàng)目。這些任務(wù)的難度和相關(guān)挑戰(zhàn)因項(xiàng)目而異。

項(xiàng)目管理準(zhǔn)備：項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)客戶的要求，通過對(duì)項(xiàng)目范圍的充分理解來開始翻譯項(xiàng)目。然后，他們細(xì)化項(xiàng)目需求，以確保準(zhǔn)確性。基本來說，翻譯項(xiàng)目經(jīng)理必須準(zhǔn)確地規(guī)劃出如何執(zhí)行工作。

確定項(xiàng)目資源：項(xiàng)目經(jīng)理必須確定什么類型的人力資源（語言專家、工程師等）。并且將根據(jù)項(xiàng)目所需的特點(diǎn)來統(tǒng)籌資源。創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)必須考慮的因素有：(a) 根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模和時(shí)間，決定需要多少團(tuán)隊(duì)成員，(b) 有多少種語言，以及 (c) 需要什么類型的資源：語言、工程或生產(chǎn)（桌面出版）。是否需要特定行業(yè)或使用工具的經(jīng)驗(yàn)？

創(chuàng)建項(xiàng)目藍(lán)圖：項(xiàng)目經(jīng)理隨后將使用他們的項(xiàng)目管理軟件（Global Project Management Software，或者如 ATA 使用的是 GPMS）：這將使他們能夠輸入所有的要求和資源，從而能夠在他們進(jìn)行翻譯 / 本地化過程時(shí)跟蹤項(xiàng)目預(yù)算和文件的預(yù)計(jì)周期。他們還將制定項(xiàng)目進(jìn)度表，并在項(xiàng)目規(guī)范中明確客戶的期望。

項(xiàng)目文件管理：項(xiàng)目經(jīng)理必須檢查源文件，以確定各種因素。他們必須確定文本和圖形文件的格式，因?yàn)檫@將決定生產(chǎn)和多語言桌面出版可能需要哪些軟件和人員。在文件翻譯中，文件格式將對(duì)此產(chǎn)生很大影響。例如，這些文件是非結(jié)構(gòu)化的 FrameMaker 還是 XML 格式？

為團(tuán)隊(duì)起草項(xiàng)目說明：項(xiàng)目經(jīng)理必須為其內(nèi)部團(tuán)隊(duì)定義并提供項(xiàng)目計(jì)劃，該計(jì)劃包括清晰的書面項(xiàng)目說明和完成時(shí)間點(diǎn)。這些說明可能包括客戶定義的精確標(biāo)準(zhǔn)列表。文件翻譯項(xiàng)目的項(xiàng)目說明示例是對(duì)應(yīng)于每種目標(biāo)語言的頁腳列表。

內(nèi)部團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議：一旦項(xiàng)目說明完成，項(xiàng)目經(jīng)理將會(huì)安排一次內(nèi)部團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)議確保所有團(tuán)隊(duì)成員了解需要做什么以及任何特殊的客戶需求。

行業(yè)主題專家和團(tuán)隊(duì)中的專家可以識(shí)別和標(biāo)記需要在會(huì)議期間提請(qǐng)客戶注意的技術(shù)問題。示例可以包括用僅在點(diǎn)陣圖格式中可用的文本識(shí)別圖形；可能需要 Illustrator 或 Photoshop 的源文件。然后，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)內(nèi)部團(tuán)隊(duì)反饋完善項(xiàng)目需求，并為客戶啟動(dòng)會(huì)議做準(zhǔn)備。

客戶項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議：在這次會(huì)議中，項(xiàng)目經(jīng)理討論團(tuán)隊(duì)將如何完成項(xiàng)目目標(biāo)，并確認(rèn)最終的項(xiàng)目交付成果。他們還將提請(qǐng)客戶注意在內(nèi)部團(tuán)隊(duì)啟動(dòng)會(huì)議中發(fā)現(xiàn)的任何生產(chǎn)或工程問題，以便澄清和解決。

項(xiàng)目資源分配：一旦項(xiàng)目經(jīng)理確定并驗(yàn)證了項(xiàng)目范圍、時(shí)間表和預(yù)算，下一個(gè)主要任務(wù)就是確定根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模和交付日期而調(diào)整人力資源。項(xiàng)目經(jīng)理必須根據(jù)范圍、時(shí)間和預(yù)算角度來計(jì)劃項(xiàng)目。項(xiàng)目經(jīng)理的主要目標(biāo)是優(yōu)化人力資源的分配和實(shí)施，以最具成本效益的方式實(shí)現(xiàn)預(yù)算和交付日期目標(biāo)。在新項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)與供應(yīng)方管理層合作，以找到合適的資源。

語言資源可能在常駐翻譯服務(wù)團(tuán)隊(duì)之外，并且可能位于不同國(guó)家或地區(qū)。所有這些都將被納入項(xiàng)目進(jìn)度表。在許多情況下，合格的翻譯機(jī)構(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理不需要親自去供應(yīng)方管理部門，因?yàn)樗麄冞^去與客戶的關(guān)系以及重復(fù)的項(xiàng)目需求將使他們能夠簡(jiǎn)單地“知道”與哪些供應(yīng)商合作。

項(xiàng)目問題升級(jí)：翻譯機(jī)構(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理是負(fù)責(zé)升級(jí)項(xiàng)目過程中出現(xiàn)的問題以供解決的主要負(fù)責(zé)人。發(fā)生問題或項(xiàng)目異常時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員將向項(xiàng)目經(jīng)理傳達(dá)。一個(gè)例子可能是語言專家發(fā)現(xiàn)了“截短的”文本。項(xiàng)目經(jīng)理將迅速確定誰能解決問題，以及下一步要完成的解決方案。項(xiàng)目經(jīng)理還必須隨時(shí)向客戶通報(bào)任何需要客戶投入解決的問題。

客戶溝通：項(xiàng)目經(jīng)理通過自動(dòng)狀態(tài)更新、項(xiàng)目報(bào)告等，讓客戶了解項(xiàng)目進(jìn)展的最新情況。在許多情況下，項(xiàng)目經(jīng)理必須根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員和語言供應(yīng)方的反饋向客戶解釋具有高度技術(shù)性的問題。

項(xiàng)目經(jīng)理在收到溝通時(shí)會(huì)對(duì)其進(jìn)行跟蹤和記錄，以便為將來的項(xiàng)目更新做好記錄。根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員所在的時(shí)區(qū)，需要跟蹤的溝通可能在項(xiàng)目經(jīng)理一天的很早或很晚才收到。

項(xiàng)目交付：隨著翻譯項(xiàng)目接近完成，項(xiàng)目經(jīng)理有幾個(gè)步驟要完成，以確保交付是完整的，并符合原始項(xiàng)目規(guī)范。

最終文件檢查：如果有 32 個(gè)特定格式的源文件，那么在項(xiàng)目交付階段必須有 32 個(gè)相同格式的目標(biāo)語言文件。項(xiàng)目經(jīng)理必須為項(xiàng)目交付準(zhǔn)備文件，并通過首選渠道（翻譯公司的翻譯門戶或客戶的文件傳輸協(xié)議網(wǎng)站）設(shè)置交付給客戶。

客戶審查和最終修訂：許多翻譯項(xiàng)目需要客戶的內(nèi)部審查，甚至國(guó)內(nèi)審查 (ICR)。在這種情況下，請(qǐng)求的更改和修訂會(huì)從客戶端返回，并需要對(duì)可交付文件進(jìn)行最終編輯。項(xiàng)目經(jīng)理整理所有請(qǐng)求的變更，然后將評(píng)論和更正傳回制作團(tuán)隊(duì)。最終更新的文件由項(xiàng)目經(jīng)理在實(shí)施和審查修訂后交付給客戶。

翻譯項(xiàng)目后評(píng)估：大型項(xiàng)目需要在項(xiàng)目完成后與客戶舉行項(xiàng)目后評(píng)估或“事后”復(fù)盤會(huì)議。項(xiàng)目經(jīng)理將記錄和記錄以下問題：

客戶有什么更改，為什么要求更改？
確保在翻譯項(xiàng)目管理系統(tǒng)中記錄并保存客戶反饋?zhàn)鳛樽⑨專ˋTA 使用的是 GPMS）
確保文件已正確歸檔，以備將來使用。

為什么翻譯項(xiàng)目管理對(duì)項(xiàng)目成功至關(guān)重要
顯然，在這一連串的事件中，有許多地方的溝通可能會(huì)中斷，或者可能會(huì)出錯(cuò)。合格的翻譯公司和本地化項(xiàng)目經(jīng)理有同步的流程來幫助防止錯(cuò)誤的發(fā)生。

一名合格項(xiàng)目經(jīng)理的“人的因素”對(duì)翻譯項(xiàng)目的成功是絕對(duì)必要的。在某些方面，項(xiàng)目經(jīng)理充當(dāng)“煙霧探測(cè)器”的角色，感知可能影響項(xiàng)目預(yù)算或交付日期的偏差的預(yù)警信號(hào)。簡(jiǎn)而言之，項(xiàng)目管理對(duì)客戶來說是一項(xiàng)與實(shí)際翻譯服務(wù)一樣有價(jià)值的服務(wù)，而翻譯服務(wù)是項(xiàng)目的重點(diǎn)。

在為您的翻譯或本地化項(xiàng)目選擇翻譯公司時(shí)，您應(yīng)該要求介紹給您的潛在項(xiàng)目經(jīng)理。這位有價(jià)值且必不可少的團(tuán)隊(duì)成員將是您從項(xiàng)目開始到結(jié)束的主要聯(lián)系人。
 


翻譯項(xiàng)目管理